歓送迎会は友人との飲み会とは違い、日程調整やお店選びなどのさまざまな下準備が必要です。
そこで、今回は幹事を任された方に向けて、歓送迎会での対応を徹底解説しています。
歓送迎会後のお礼のメールについても解説しているので、ぜひ参考にしてください。
歓送迎会の準備
歓送迎会の準備で行うことは多いので、準備段階で抜けや漏れがないか確認することが大切です。
ここからは具体的な準備について説明していきます。
予算の確認
まずは予算を確認します。
歓送迎会の費用は会社の福利厚生費に含めることができるため、経理部門へ確認しましょう。
また、会社が負担する場合でも過去の会社主催のイベントに基づいて予算が決まっていることが多いため、その予算内で収まる計画を立てましょう。
場所選び
場所選びも重要な要素です。
業務後であれば、会社内で開催するケースも考えられます。会社内であればイベント等も円滑に行えるでしょう。
もし、近隣に飲食店がある場合は飲食店も選択肢のひとつとして取り入れると良いでしょう。
飲食店であれば、歓送迎会に合ったコースがあったり、飲食物が足りない場合でも追加注文をしたりすることが可能です。
両者ともその場所ならではのメリットがあるため、社内の従業員の満足度を考慮して選定を行ってください。
日程調整を行う
まずは、歓送迎会の対象となる方の都合を確認しましょう。
候補日を3つ程度選定したら、参加対象者へのアナウンスと参加可否を募ります。
日程を決定する際には社長、部長、課長というように職位の高い方を優先するようにすると良いでしょう。
日程と人数を決定
参加対象者の回答を受けて日程を決定します。
回答がない対象者への再確認は期限を設けて行い、集計次第、日程と参加人数の決定を行うと良いでしょう。
飲食店の予約・ケータリングの発注
飲食店の予約の場合には、「参加人数に対してどのようなスペースが提供されるのか」「当日は個室か」「貸し切りは可能なのか」「他のお客様もいるのか」を確認しましょう。
必ずお店を出なければならない時間の確認も行うことで、当日のスケジュール管理ができるようになります。
ケータリングの発注の場合には予算、料理、人数、料理の受け取り方法や時間を確認しましょう。
案内メールを出す
日程、会場、参加費が決まったら参加者へ案内を出します。
飲食店の場合には店舗名、アクセスマップ、予約名の記載を確実に行いましょう。
他にも幹事の電話番号と参加費の記載をします。
新任の方や送別の方への案内文と参加者の案内文は異なるので、送信する対象者を確認したうえで1通を全体へ送信しないように注意しましょう。
司会・進行の台本作成
当日のタイムスケジュールと司会・進行の台本を作成しましょう。
作成した台本を一度リハーサルしてみて、無理がないか確認することが望ましいです。
リハーサルを行うことで当日の歓送迎会でどのような流れで進行していくのかをイメージできます。
席順作成
席順は事前に決めておく方がスムーズです。
歓送迎会において、当日の進行具合を把握する必要があるので、下座の出入り口側に座ると良いでしょう。
司会挨拶
司会挨拶を考えておきましょう。
新人の歓迎会であれば、初めて参加する行事で緊張する可能性もありますので、緊張が解れるような明るい司会挨拶をすると良いでしょう。
代表者挨拶・乾杯
参加者のなかで、社内で3番目の役職の方に対応していただくというのが一般的ですが、これは中締めがある場合での進行です。
中締めがない、もしくは中締めが実質的な締めの場合には代表者挨拶と乾杯は2番目に上役の方に担当を依頼しましょう。
余興を考える
歓送迎会のなかでも特に盛り上がる余興ですが、実施する場合は事前に考えておくことをおすすめします。
しかし、余興は歓送迎会において必ずしも必要な要素ではありません。
過去に余興を行っていた事例があったのかを確認してから、余興の時間を設けるか検討すると良いでしょう。
挨拶・余興の依頼をする
タイムスケジュールごとに具体的な担当者を決めたら、挨拶と余興の対応を依頼します。
メールで依頼する場合でも、直接顔を合わせた際には「（歓迎会または送別会の）挨拶の件、よろしくお願いいたします。」と口頭でも伝えておくと円滑に進めることができるでしょう。
花束や贈答品の手配
送別会の場合には花束や贈答品を贈るため、予算を決めて検討しましょう。
贈答品は送別される方の職位や年代でも変わります。
ある程度の人数が関係者にいる場合には寄せ書きを贈るのも良いでしょう。
また、花については予算と送別会であることを伝えて予約する、もしくは届けてもらうようにしましょう。
花は当日の状況で在庫や花の状態が変わってしまうため、事前に手配しておくことをおすすめします。
服装の用意
幹事の服装はカジュアル過ぎないことが望ましいです。
通常時に比べて少しフォーマルな印象の服装だと良いでしょう。
また、当日は歩き回る可能性もあるため、動きやすい服装で、当日の服装に合うスニーカーなどが好ましいです。
歓送迎会の当日
入念に下準備を行っていたとしても、当日は気を引き締めて臨む必要があります。
ここからは当日の対応について説明していきます。
贈答品・花束・余興の準備
贈答品、花束、余興で必要なものは持ち運びやすいように1つにまとめておくとスムーズです。
それぞれ、参加者からは見えない場所に保管し、すぐに出せる場所に準備しておきましょう。
会場への誘導
当日の参加者に案内を行います。
昼休み明けや移動の1時間前、15分前に声かけを行うとスムーズに移動できます。
出席確認・会費の回収
出席の確認と同時に席の場所を伝え、会費を回収します。
挨拶を行う方には挨拶のタイミングを伝えるのも幹事の務めです。
開会宣言（乾杯挨拶前後の挨拶）
参加者の方々が集まり、挨拶をする方々が揃ったことを確認し、開催時間になったところで開会の挨拶を行います。
話し出しの例としては「皆様、本日はご多忙の中、歓送迎会にお越しいただきありがとうございます。本日、司会を務めさせていただきます○○（名前）です。よろしくお願いいたします。」と簡潔な挨拶に留めます。
その後、代表者挨拶・乾杯に進み、歓談の時間に入ります。
新入社員もしくは離任社員の紹介・主賓の挨拶
タイムスケジュールで決めた時間になったことを確認し、新入社員もしくは離任社員の紹介と挨拶へ進みます。
このタイムスケジュールに沿って、ひとり当たりの挨拶の時間の目安を伝えておくと、時間通りに進めることができるでしょう。
余興・もしくは花束などの贈答品の用意
余興の案内を行ったあと、余興に移ります。
この余興の場で、新人とコミュニケーションを取るようなゲームを実施する場合には新人挨拶の後に行いましょう。
そして、花束や贈答品を贈る方に前に来てもらうよう促しましょう。
締めの挨拶
締めの時間になったところで、あらかじめ依頼している方へ締めの挨拶をしてもらいましょう。
準備段階で再検討すべきこと
ここまでで歓送迎会の全体について説明しました。
ここからは準備段階で失敗しないためのポイントを解説していきます。
年齢層に合わせた食事を選ぶ
年齢層によって好まれる食事は異なるため、平均年齢や参加者の多い年齢層に沿って料理を選びましょう。
20代層の方が多い場合には炭水化物や揚げ物が人気を集めている一方で、40代半ばから50代以降の層の方が多い場合には和食が好まれる傾向にあります。
サプライズの演出を考えてみる
送別会であれば、過去の同僚からのビデオレターなどのサプライズ演出を用意することで場はより一層盛り上がるでしょう。
サプライズの演出のアイデアはさまざまありますので、従業員同士で相談しながら決めると、より良いサプライズができるかもしれません。
お店選びをワンランク上げるコツ
飲食店を利用する場合のお店の選び方についてポイントを解説します。
ポイントを押さえることで参加者の方々にとって満足度の高いお店選びができるでしょう。
参加者の年齢、性別を考慮したジャンル
参加者の年齢に加え、性別も考慮したお店選びを行いましょう。
特に女性の比率が過半数に近い場合には内装や雰囲気も考慮してお店を選ぶようにしましょう。
オシャレな雰囲気の場所を選ぶならクルーズ船という選択肢もあります。
立地、駅近
歓送迎会の場所を選ぶ際にはオフィスからの距離も考慮しましょう。
また、駅から近い場所を選ぶのも好ましいです。
歓送迎会は夜遅くなる場合があるので、駅から遠い場所が会場の場合には送迎の手配についても検討しましょう。
シンフォニークルーズはゆりかもめ日の出駅から徒歩1分、JR浜松町駅から徒歩12分というアクセスの良さも魅力です。
喫煙の可否
参加者の中には喫煙をする方がいらっしゃることもあるため、喫煙の可否を確認しましょう。
タバコの煙が苦手な方に対しても配慮する必要があるため、喫煙スペースが会場とは別の近場にある場所が好ましいです。
靴を脱ぐ店は事前に告知を
飲食店を選ぶ際には靴を脱ぐ店舗が多くあることにも配慮しなければなりません。
冬場であればブーツなどのような脱ぎ履きが難しい靴を履いている女性もいるでしょう。
そのため、靴を脱ぐ必要がある場合には事前に連絡しておくと親切です。
新人が気を使わなくていい食事内容
取り分けやお酌が必要なメニューが多いと新人は気を遣って取り分けをすることになります。
そのため、そのようなメニューが多くならないように事前に確認し、提供される料理に配慮しましょう。
飲み放題の内容
年齢層や性別の他にもどのような飲み物を飲まれる方が参加しているのかにも注意しましょう。
日本酒やウィスキーの追加注文は別途料金がかかる店舗も多いため、はじめから多くの種類が選べるプランを選択するという方法も検討しましょう。
シンフォニークルーズでは2024年4月より歓迎会プランを販売します。
特典として
- ①フリードリンク付
- ②個室使用料無料（通常は1部屋あたり20,000円～）
をスタートします。
お店選びに困ったときはクルーズもおすすめ
会社の近くに
「チェーンの居酒屋しかない」
「オシャレなお店は入れる人数が少ない」
といった悩みをお持ちの方もいるのではないでしょうか。
そのような場合にはクルーズ船を歓送迎会の場所として選ぶのもおすすめです。
シンフォニークルーズは日の出桟橋を出航し、レインボーブリッジ、お台場、舞浜ホテル群、羽田空港、スカイツリーを東京湾から見ることができるため、参加者の方々にとって思い出に残る特別な歓送迎会になるでしょう。
歓迎会のお礼メール攻略マニュアル
新しい職場で歓迎会を開いてもらった場合には、ビジネスマナーとしてお礼のメールを送ります。
ここからはお礼メールについて解説していきます。
お礼メールを出すタイミング
理想的なタイミングは翌営業日の始業前に送るのが望ましいです。
もし、お礼メールを出す時間がなく、遅くなった場合にも翌日中には送るようにしましょう。
お礼メールの送り先
結論としては「参加者全員」、もしくは「参加対象者全員」です。
職位や幹事に対して個別に送ることがビジネスマナーとしては正しいという考え方もあります。
しかし、個別に連絡することで連絡漏れが起こるおそれもあるため、そのようなリスクを回避するためにも一括送信で送る方が良いでしょう。
お礼メールの件名
「お礼メールであることが一目で分かる件名」にしましょう。
「歓迎会のお礼」や「歓迎会のお礼（名前）」というような、改めて名前を覚えてもらう工夫も丁寧な印象を与えます。
お礼メールの本文
お礼のメールで大切なことは、お礼だけではなく歓迎会で印象に残ったことや今後の意気込み、抱負なども書くことです。
上司や幹事に歓迎会を開催して良かったと思ってもらうことも大切です。
歓迎会のお礼メールの文例
件名：歓迎会のお礼（名前）
本文：
○○部長
△△さん（幹事）
みなさま
お疲れ様です。（名前）です。
先日は歓迎会を開いていただき、誠にありがとうございました。
皆様から温かいお言葉をいただき、
とても楽しいひと時を過ごすことができました。
また、先輩方の仕事についての
貴重なお話を伺う機会を得られましたことに、
心から感謝申し上げます。
特に、○○部長にお話しいただいた、
「思考は一瞬で変わるが、行動は変わらない
だから、洗練された思考を持って行動する」というのは、印象に残りました。
一日でも早く一人前になるよう、ますます努力を重ねてまいります。
貴重なご指導と励ましをいただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
結びでのお礼となりますが、
Bさん、ご多忙の中、歓迎会の幹事をしていただき、
誠にありがとうございました。
数々のお気遣いに対し、仕事でお応えできるよう努めて参ります。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
本当にありがとうございました。
歓送迎会を成功させるためのポイント
歓送迎会を失敗させないポイントは準備と当日の対応です。
ここからは歓送迎会を成功に導くポイントをまとめました。
以下の要素をスケジュールに組み込めるか検討してみてください。
その会の主役が輝ける場にする
歓送迎会は、主役のための会であることを意識した場にすることが原則です。
部長や課長などの管理職が挨拶や余興に参加することもあるとは思いますが、会を盛り上げようとして司会や余興がメインにならないように注意しましょう。
参加者全員が満足して楽しめる場にする
主役が輝けるような場でありながらも、余興やゲームなどで参加者も参加できるような会にすることで場に一体感が生まれます。
歓迎会では新人がなるべく多くの参加者とコミュニケーションが取りやすいゲームであれば親睦を図れます。
可能な限り参加者を募る
歓迎会では多くの参加者がいる方が盛り上がります。
そのためにはなるべく早めの段階で日程を調整し、他の予定が入ってしまう前に参加者を募ることがポイントです。
コミュニケーションがとりやすい企画を作る
参加者とコミュニケーションが取りやすい企画やゲームが望ましいです。
例えば、全員が参加しやすいクイズ形式にするのが良いでしょう。
また、シンフォニークルーズでは、ビンゴ大会やカラオケも手配できるので、新人との交流がとりやすく、誰でも気軽に楽しめる企画なのでおすすめです。
入念な準備を行う
歓送迎を成功させるために必要なことは、準備と不測の事態への対応です。
そのため、タイムスケジュールや当日の流れにおいてトラブルが発生しやすいポイントに対してリスクの対応策を考えます。
主なものとして、参加者の当日欠席に対する会費の取り扱いや挨拶、余興の人員不足などがあります。
また、贈答品などの手配がされない場合には写真だけ印刷して後日お送りするという流れにするなど対策していきましょう。
まとめ
今回解説した歓送迎会の準備通りに進めていくことで、幹事を任された場合でも、トラブルなく最後までやりきることができるでしょう。
また、幹事を担当した歓送迎会が成功すれば、参加者からの評価も上がり、ビジネスシーンで新しい仕事を任される機会が増えてくるかもしれません。
しかし、歓送迎会の準備をするうえで、困ってしまった場合はひとりで悩まず、同僚、先輩や後輩の社員にも力を借り、一丸となって進めていくと良いでしょう。
