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2025.01.24 FRI

幹事のすることリストや失敗しないためのポイントを徹底解説!

会食歓送迎会忘年会

幹事は飲み会や忘年会などの会合をスムーズに進めるために、中心となる人物です。

しかし「自分にできるのか不安」「具体的に何をすればいいのか分からない」と悩む方も多いでしょう。

本記事では、幹事がするべきことや失敗しないためのポイントを解説します。

幹事を任されて不安に思う方は最後まで読んで、自信を持って役割を果たしましょう。

幹事の役割

幹事は飲み会や忘年会などの会合で、参加者全員が楽しく過ごせるように全体を取りまとめる中心的な存在です。

新入社員に任せられる可能性もあり、計画の進行能力やコミュニケーション能力などを試される場でもあります。

幹事の仕事は、単に日程を決めたり会場を予約したりするだけではありません。

企画段階から当日の進行、そして終了後のフォローまで、すべてを責任を持って遂行することが求められます。

幹事は1人または少人数で担当するのが一般的ですが、規模が大きい場合や複雑な内容を伴う場合は、チームで分担することもあります。

幹事に求められるスキル

幹事に求められるスキルは、以下の3つです。

  • ・段取りの調整能力
  • ・コミュニケーション能力
  • ・遂行力

各項目を、これから詳しく解説していきます。

段取りの調整能力

スケジュールの調整や会場選びなど、計画を立てる段階で必要となる能力です。

参加者の希望を聞きながら、全体をまとめる力が求められます。

段取りがしっかり立っていれば、忘年会や新年会をスムーズに進めることが可能です。

予定どおりスケジュールが進めば、参加者が快適に楽しめるでしょう。

コミュニケーション能力

幹事は参加者や会場スタッフ、時には外部の業者ともやり取りを行います。

そのため、相手に分かりやすく情報を伝え、要望を聞き取るコミュニケーション能力が重要です。

特に、会場契約などをする際には、交渉を求められるケースもあります。

担当者に対してコミュニケーション能力を発揮できれば、さまざまな場面でもスケジューリングしやすくなるでしょう。

遂行力

計画を実行し、当日問題なく進行できるようにするための遂行力も欠かせません。

遂行力には、想定外のトラブルに迅速に対応する力も含まれます。

トラブル対応が迅速にできるかは、段取りを想像できるかが関係します。

最短で日程を決めるために起こす行動はもちろん、当日の進行を頭に入れておき、ストレスがかからないプランを選択できるようにしておきましょう。

トラブルが起こった際の対応も予測しておけば、万が一の事態にも備えられます。

プランをしっかり練ったら、計画どおりの進行を実行しましょう。

飲み会をスムーズに進行できる能力があると認められれば、会社のプロジェクトなどを任せてもらえるかもしれません。

幹事が飲み会・忘年会ですることリスト

幹事が飲み会や忘年会ですることリストは、以下のとおりです。

  • ・スケジュールを調整して日程を確定する
  • ・会場を決定する
  • ・下見をする
  • ・スピーチ・余興・席順などのプランを決める
  • ・リマインドをする
  • ・当日の進行をする
  • ・アフターフォローをする

各項目を詳しく解説していきます。

スケジュールを調整して日程を確定する

まずは参加者の都合を確認し、日程を確定しましょう。

日程調整ツールやチャットアプリを使うと便利です。

可能であれば候補日を複数提示し、全員の都合を考慮した上で決定しましょう。

スケジュール調整の際に求められる内容は、以下のとおりです。

  • ・参加者から都合のよい日の聞き取りをする
  • ・候補日を決定する
  • ・時間と人数が合う店を適切に選ぶ

特に新年会や忘年会のある時期には予約が埋まりやすいため、スケジュール管理が重要です。

会場を決定する

次に、予算を考慮して会場を選びます。

参加者1人あたりの費用感を把握し、それに見合った会場を予約しましょう。

お店を選ぶ際は以下の要素も考慮して、金額が予算内に収まるよう気を付けてください。

  • ・料理のコース金額
  • ・マイクなどの機材レンタル費用
  • ・会場そのもののレンタル費用

予約前に会場の評判をネットやSNSで調べておき、適した場所かどうかを確認するのも大切です。

料理の内容やアクセス性なども把握した上で、ぴったりの会場を選びましょう。

下見をする

予約した会場が初めて利用する場所であれば、事前に訪れて下見をしておきましょう。

会場の広さや設備、交通アクセスや最寄り駅からのルートなどを確認することで、当日のトラブルを未然に防げます。

下見をする際には会場の実際の広さや雰囲気が、イメージに合うかをチェックしてください。

ネット上にある写真や動画だけでイメージを固めても、実際とは違う可能性があるからです。

会社から会場の下見に向かう際には、実際の交通ルートや時間などもチェックするのがおすすめです。

もし料理を注文できる環境なら、試しに食事をとってみるのもよいでしょう。

その際は料理の味だけでなく、スタッフの対応や料理の提供時間も確認しておくと安心です。

チェックをして、問題がないようなら予約しておきましょう。

スピーチ・余興・席順などのプランを決める

会を盛り上げるためには、スピーチや余興などのプランも欠かせません。

スピーチや余興を行う場合は特別な機材が必要になることもあるため、マイクやプロジェクターなどをレンタルできるかも、事前に確認しておきましょう。

余興に景品を盛り込む場合には、商品の発注も忘れないでください。

席順は原則として上司ほど上座に、部下は下座に配置しましょう。

参加者の性格や役職を考慮した席順を決めると、全体の雰囲気がよくなります。

また、タバコを吸う方と吸わない方で分けて考えるのもおすすめです。

リマインドをする

開催日が近づいたら、参加者にリマインドを行いましょう。

集合時間や場所、持ち物などを再度共有することで、当日はスムーズに進行できます。

リマインド方法には以下のようなものがあるため、使いやすいものを選択しましょう。

  • ・メール
  • ・社内回覧
  • ・案内状
  • ・スケジュール管理ツール
  • ・連絡アプリやツール

リマインドをする際には、時間や日程、会場の名称はもちろん、地図や交通アクセスも記載してください。

初めて向かう方が迷ってしまっても対応できるよう、会場の電話番号も記載しておくと親切でしょう。

リマインドは、当日までに2回程度行うのが理想です。

目安として1カ月前・前日に送ると、予定を忘れる方が出る可能性は大幅に下がります。

当日の進行をする

当日は参加者を出迎え、進行役として場を仕切ります。

スムーズな進行には、事前に作成したタイムテーブルや段取り表が有効です。

全員が内容を把握できるタイムテーブル表などを作成し、事前に配布しておくと喜ばれます。

飲み会の開始には挨拶があるため、幹事はまずファーストドリンクの注文をする必要があります。

メモを活用しつつ、全員分のドリンクをスムーズに注文しましょう。

その後に乾杯の音頭をとり、司会進行をしながら飲み会の場を盛り上げていきます。

なお、盛り上げるところ・静粛にするところのメリハリを付けると、参加者が退屈しにくくなるため意識するとよいでしょう。

始まりと終わりの挨拶は、どの上司に依頼をするかを見極めておくことが大切です。

また新人歓迎会の場合には、新入社員のフォローを忘れず行ってください。

上司ともコミュニケーションをとれるよう、自己紹介を行う場を設けるのがおすすめです。

アフターフォローをする

会合終了後は参加者への感謝を伝えるとともに、会計報告を行います。

余剰金が発生した場合は返金し、不足があれば速やかに集金しましょう。

また、会社に会計報告をするのも忘れないでください。

人数が多い場合には、会費を事前に徴収しておくのも方法の一つです。

当日の会計で手間や時間がかかるのを防げるだけでなく、誰からお金をもらったか分からなくなるトラブルも回避できます。

会が終わった後で二次会がある場合には、参加者の確認や店の予約、移動誘導も必要です。

もしタクシーで帰る方がいれば、車両の手配も行いましょう。

会合が終わった後の、翌日以降のアフターフォローも欠かせません。

参加者にお礼として挨拶回りを行ったり、メールで感謝の気持ちを伝えたりすることを忘れないでください。

特に、あなたを幹事に指名した方や手伝いをしてくれた方、主賓には直接お礼を伝えるのが好ましいです。

幹事が失敗しないためのポイント

飲み会や新年会などの幹事を行う際に失敗しないためのポイントは、以下の4つです。

  • ・日程や会場の決定・通知は正確に行う
  • ・複数名で幹事をする際はリーダーや役割を決める
  • ・会場の評判はネットやSNSで調べておく
  • ・アプリや予約サイトを活用する

各項目を詳しく解説していきます。

日程や会場の決定・通知は正確に行う

参加者が混乱しないよう、日程や会場情報を正確に伝えましょう。

不確定情報を含む通知は避け、確定した情報だけを共有することが重要です。

特に予約日時の間違いは、決して起こしてはいけません。

ただし、カレンダーの見間違いや連絡ミスなどで予約日時が食い違う可能性はあるため、何度も確認をして、日程や会場の決定通知は正確に行ってください。

幹事が複数いる場合には、これらの情報を全員にしっかり共有することが大切です。

連絡ツールやカレンダーアプリなどで記録を残しつつ、情報の共有を行いましょう。

タスク管理ができるアプリを活用するのも効果的です。

複数名で幹事をする際はリーダーや役割を決める

チームで幹事を担当する場合は役割や中心人物を明確にしておくと、混乱を防げます。

誰の担当範囲か分からなくなってしまうと、トラブルにつながります。

事前にリーダーを決めておき、全体を管理する人を中心に進行するとよいでしょう。

会場の評判はネットやSNSで調べておく

会場選びは参加者の満足度に直結します。

レビューサイトやSNSを活用し、評判のよい場所を選ぶことが大切です。

なるべく参加者全員がアクセスしやすい場所を選ぶのもポイントです。

アプリや予約サイトを活用する

予約や連絡を効率的よくできるアプリやサイトを利用すると、手間を省けます。

特に飲み会の予約をする際には、予約サイトが非常に役立ちます。

食べ放題や飲み放題があるおすすめのお店を検索して予約すれば、スムーズに会場の決定ができるでしょう。

また、予約サイト限定のプランやクーポンを活用し、ワンランク上のサービスを選択することもできます。

ほかにもカレンダー機能が付いているアプリや、参加日程の可否を集計できるサービスがあればぜひ活用しましょう。

会場選びで迷う幹事にはクルーズがおすすめ!

もし会場選びで迷った場合は、特別な体験を提供できるクルーズがおすすめです。

シーライン東京のクル-ジングプランでは船上で式典や懇親会を開催できるため、参加者全員が非日常空間での体験ができます。

広々とした船内や上質な料理はもちろん、団体のお客様用に集合写真や司会者の手配などのオプションも用意されています。

大人数での宴会やパーティーにも対応可能なため、非日常感を味わえるクルーズで開催しましょう。

まとめ

幹事の仕事は多岐にわたりますが、事前準備と段取りをしっかり行うことで不安を解消し成功へと導くことができます。

ポイントを押さえた計画と実行で、参加者全員に満足してもらえる会合を実現しましょう。

特別な体験を提供したい方は、シーライン東京のクルージングプランをぜひ検討してみてください。

幹事としての役割を遂行し、参加者全員が楽しめる場にしましょう。

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